Jedes Unternehmen musste sich verändern und sich anpassen angesichts der weltweiten Lockdowns, die massenhaft verhängt wurden, um die Ausbreitung des Coronavirus zu stoppen. Doch während viele Unternehmen mit Schwierigkeiten zu kämpfen haben, haben andere das Glück, trotz der globalen Situation weiterhin zu wachsen. Für diejenigen Unternehmen, die wachsen und ihre Teams aufstocken wollen, hält der Lockdown eine zusätzliche Herausforderung bereit: Wie können neue Mitarbeiter erfolgreich in das Team integriert werden, wenn alle aus der Ferne arbeiten?

Der Eintritt in ein neues Unternehmen kann schon unter normalen Umständen stressig genug sein, aber die Herausforderung, einen neuen Job zu beginnen, ohne auch nur einen Kollegen treffen zu können, ist noch schwieriger – für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen. Wie sieht also Onboarding im Zeitalter der Telearbeit aus?

Struktur ist der Schlüssel

Unter normalen Umständen können sich übertrieben inszenierte Meet & Greets falsch und gezwungen anfühlen, und es lohnt sich immer, dem Einführungsprozess ein wenig Spontaneität und Spaß hinzuzufügen. Wenn aber jeder aus der Ferne arbeitet und die Koordination weitaus schwieriger wird, ist Organisation ein Muss. Haben Sie also keine Angst, overboard zu gehen!

Struktur ist entscheidend, um sicherzustellen, dass jeder weiß, was er wann zu tun hat. Das Letzte, was Sie wollen, ist, dass Ihr neuer Mitarbeiter allein in seinem Haus sitzt, nichts zu tun hat und nicht weiß, was er machen soll oder mit wem er sprechen soll. Füllen Sie den Kalender mit Besprechungen, Teamvorstellungen und Schulungen und stellen Sie sicher, dass das Mitarbeiter-Team weiß, was an der Tagesordnung steht. All dies sollten Sie auch mit dem neuen Mitarbeiter besprechen, bevor er anfängt – stellen Sie zu seiner Beruhigung sicher, dass er vom ersten Tag an weiß, was ihn erwartet und an wen er sich wenden soll.

Erleichtern Sie die Kommunikation

Es ist keine Überraschung, dass Kommunikation einer der wichtigsten Aspekte bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters ist. Es gibt nichts Schlimmeres, als sich in einem neuen Job ohne klare Unterstützung verloren oder überfordert zu fühlen. Wir haben bereits früher darüber geschrieben, wie sich Isolation auf die psychische Gesundheit von Menschen auswirken kann und warum die Bereitstellung eines Safe Space für Kommunikation für Telearbeiter so wertvoll ist. Dies gilt umso mehr für einen Neueinsteiger, der noch keine engen Arbeitsfreunde gefunden hat und unweigerlich noch mehr Fragen und Zweifel haben wird.

Ermutigen Sie ihn selbst zu den kleinsten Fragen und senken Sie die Kommunikationsbarrieren – Instant-Messaging-Anwendungen wie Slack stehen beispielsweise für eine informellere Kommunikation als langsamere Medien wie E-Mail. Eine Lösung könnte auch darin bestehen, eine fortlaufende Videoanrufverbindung einzurichten, die der Reihe nach besetzt werden kann, wodurch der neu eingestellte Mitarbeiter immer in der Lage ist, jemandem eine Frage zu stellen – quasi als Online-Äquivalent zu einer Bürotür, die immer geöffnet ist. Die Neigung neuer Mitarbeiter, Fragen und Bedenken zu verdrängen und zu versuchen, alleine voranzukommen, wird verstärkt, wenn sie nicht von Kollegen umgeben sind, die sie schnell und einfach fragen können. Dies könnte ihrer Zufriedenheit und ihrer Entwicklung, aber auch dem Unternehmen als Ganzes abträglich sein. Versuchen Sie, alle Kommunikationsbarrieren zu beseitigen, und ermutigen Sie zu Fragen, egal um was es geht. Die Bereitstellung eines digitalen Coaches kann zusätzlich dazu beitragen, dass Ihre neuen Mitarbeiter ehrlich einschätzen können, wo sie Unterstützung benötigen, was wiederum mehr offene Kommunikation fördern kann.

Richten Sie eine virtuelle Kaffeemaschine ein

Für die meisten Menschen ist das Kennenlernen ihrer zukünftigen Kollegen einer der am meisten erwarteten Teile des Beginns einer neuen Arbeitsstelle. Man unterschätzt leicht, wie viel Kommunikation täglich in einem Büro stattfindet, denn diese geht weit über offizielle Treffen und Gespräche am Arbeitsplatz hinaus. Von Gruppenmittagessen und persönlichen Gesprächen rund um die Kaffeemaschine bis hin zu subtilen Interaktionen, wie positive Körpersprache oder ein flüchtiges Lächeln. All diese Kommunikationsebenen tragen zur allgemeinen Teamatmosphäre bei und sind bei mobiler Arbeit nur schwer zu ersetzen.

Es ist wichtig, neue Angestellte so vielen Mitarbeitern wie möglich vorzustellen, insbesondere solchen aus anderen Abteilungen oder Arbeitsbereichen, denen sie sonst vielleicht nicht begegnet wären. Es ist auch wichtig Gespräche außerhalb des Arbeitskontextes zu fördern. Überlegen Sie ob Sie aus der Distanz Mittagessen oder Kaffeepausen arrangieren, oder sogar so etwas wie eine Team-Schatzsuche, bei der neue Mitarbeiter eine Liste mit Namen von Kollegen erhalten und deren Interessen und Hobbys herausfinden müssen. Dies sind nur einige Beispiele, durch welche sich Ihr neuer Mitarbeiter als Teil eines glücklichen, gesunden und eingespielten Teams fühlen kann.

Wahrscheinlich stehen After-Work Drinks nicht ganz oben auf Ihrer Prioritätenliste, vor allem, da dies bedeutet, dass alle bis in den Abend am Computer bleiben müssen. Aber Sie wären überrascht, wie sehr die Menschen davon profitieren – der Austausch mit Kollegen ist ein wesentlicher Bestandteil der Aufrechterhaltung der Teammoral und des individuellen Wohlbefindens und erleichtert Neueinsteigern den Übergang.

Die Anpassung an eine neue Teamkultur und das Kennenlernen der neuen Teamkollegen ist eine Herausforderung, vor der wir alle stehen, wenn wir den Arbeitsplatz wechseln. Im gegenwärtigen Klima von Telearbeit und räumliche Distanzierung ist dies zweifellos eine viel größere Herausforderung. Erkennen Sie die Schwierigkeiten an und tun Sie was Sie können, um Barrieren abzubauen und so viel wie möglich von Ihrer sozialen Gemeinschaft ins Virtuelle zu übertragen.